Google Docs: astuces et collaboration

Version imprimable
Auteur: 
Daniel Pelletier
Date de présentation: 
2018/01/25

Rappel: c'est quoi Google Docs

  • Suite Office équivalente à Microsoft Office ou LibreOffice, mais complètement Web.
  • Possède beaucoup d'outils collaboratifs.
  • Les collaborateurs sont des personnes qui travaillent ensemble: membres d'un club, d'un C.A., membres d'une famille. etc.
  • Possibilité de télécharger les documents, et en différents formats (docs, PDF, etc)
  • Accessible dans n'importe application Google (Google, GMail, etc.) en cliquant le quadrillage de points en haut à droite.

Démarrage de Google Docs

  • Cliquer le menu de quadrillage, puis sur Docs

  • Cliquer :
    • sur le gros Plus pour créer un nouveau document vide,
    • ou bien cliquer sur "Galerie de Modèles" et sélectionner un des modèles existants.
    • ou cliquer sur un des "Documents récents" en bas de la page pour le voir ou l'éditer.
  • Modèles intéressants: Notes de réunion
  • Possibilité de définir ses propres modèles (voir Référence #4)

Partage de document

  • Permet la consultation et/ou l'édition du document par plus d'une personnes.
  • Les collaborateurs peuvent commenter certaines partie du document
  • Pour partager: cliquer le bouton bleu "Partager" en haut à droite.
  • Par défaut, une simple boite de saisie apparaît: y entrer les adresses courriel des collaborateurs, et cliquer sur le crayon à droite pour définir leurs permissions, puis cliquer "Terminer".
  • Les collaborateurs avec un compte GMail peuvent éditer ou commenter le document; dans le cas contraire, ils ne peuvent que le consulter.
  • Cliquer le bouton en bas à droite "Avancé" pour avoir des options supplémentaires

Commenter le document

  • Sélectionner le texte avec la souris puis cliquer l'icone d'ajout de e commentaire à droite du document
  • Entrer le texte dans la boite et cliquer le bouton "Commentaire"

  • Le commentaire apparaît immédiatement sur la version de tous les collaborateurs qui consultent présentement le document.
  • Cette boite de commentaire apparaît lorsque l'on passe la souris sur le texte sélectionné.
  • Il peut être édité par son auteur en cliquant sur le texte sélectionné
  • Un collaborateurs peut aussi répondre à ce commentaire

Pour assigner une action à un collaborateur

  • Définir un commentaire, comme défini à la section précédente,
  • Mais au lieu de mettre du texte, cliquer la touche "+": une liste d'adresses de collaborateurs connus apparai.
  • Sélectionner le collaborateur qui doit prendre action au texte sélectionné.
  • Cocher la case "Attribuer à...", puis le bouton "Attribuer".
  • Le collaborateur, s'il possède un compte GMail, recevra automatiquement un courriel à cet effet.

Sondage auprès de collaborateurs

  • Permet :
    • de composer un formulaire de questionnaire
    • de l'envoyer par courriel à des collaborateurs, par exemple, une proposition d'une date de rencontre, de party etc.
    • de colliger les réponses des collaborateurs au formulaire.
  • Pour démarrer, cliquer le menu de quadrillage, puis sur l'icône "Drive".
  • Cliquer le bouton "Nouveau", puis "Google Formulaire" (cliquer le plus d'abord s'il n'est pas visible).
  • Il apparaît alors un modèle simple de formulaire. On peut choisir de sélectionner un modèle de formulaire en cliquant sur la flèche en haut à gauche de l'affichage. Cliquer cliquer sur "Galerie de Modèles" pour voir tous les modèles.
  • Personnaliser au besoin le formulaire pour rajouter des questions, sections. etc.
  • Cliquer le bouton "Envoyer" en haut à droite
  • Dans le champs "À", inscrire l'adresse courriel des collaborateurs
  • Cocher au besoni "Collecter les adresses de courriel"
  • Cliquer le bouton "Envoyer".
  • Les collaborateurs reçoivent par courriel une invitation à remplir le formulaire.
  • Ils cliquent sur remplir le formulaire, pouis sur le bouton "Envoyer" en bas de la page
  • L'auteur du formulaire peut voir les ormulaires remplis dans l'onglet "Réponses" du formulaire.
  • En cliquant sur l'icône de chiffrier en vert en haut à droite, l'auteur peut afficher les réponses sous forme de chiffrier,

Convocation et agenda

  • Grâce à l'Agenda GMail, permet :
    • d'envoyer par courriel une convocation de rencontre à des collaborateurs,
    • de recevoir par courriel leur réponse à la convocation, et de l'inscrire les participants dans notre agenda
    • s'ils acceptent, d'insérer cette rencontre dans leur propre agenda GMail.
  • Pour démarrer, cliquer le menu de quadrillage, puis sur l'icône "Agenda".
  • Cliquer le bouton "Nouveau", puis "Google Formulaire" (cliquer le plus d'abord s'il n'est pas visible).
  • Cliquer sur la date de la rencontre.
  • Dans la boite qui apparaît,
    • entrer le titre de la rencontre
    • décocher "Toute la journée", puis entrer heures de début et de fin de la rencontre
    • cliquer sur "Autres options".
    • Dans la section "Invités" à droite, entrer l'adresse des collaborateurs convoqués et cliquent les boutons appropriés.
  • Les collaborateurs reçoivent le courriel d'invitation, et y répondent en cliquant le bouton approprié pour accepter ou refuser l'invitation, en rajoutant au besoin un commentaire.
  • Les réponses sont reflétées dans l'agenda de l'auteur.

Autres astuces

  • Marquer un document d'un étoile
  • Panneau droite d'exploration et de référence
  • Champ de saisie dans un formulaire: voir Références #3

Références:

  1. https://www.youtube.com/watch?v=mhMqQ58jJgo
  2. https://www.youtube.com/watch?v=DNHNIoCsURI
  3. https://www.youtube.com/watch?v=WtZRveccazg
  4. https://www.youtube.com/watch?v=BTdDmCowpQ8
  5. https://www.youtube.com/watch?v=jT_H01e4MjM