Nouveautés et astuces de Google Mail (GMail)

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Catégorie(s): 
Application
Courriel
Auteur: 
Daniel Pelletier
Date de présentation: 
2018/05/10

Google a mis en ligne sa nouvelle version de GMail, son plus gros changement depuis 2011. La disposition n'a presque pas changé, mais le look est plus léché. Il incorpore des fonctions qui étaient présentes sur la version mobile de GMail.

Les changements concernent plutôt les nouvelles fonctionnalités de GMail, qui seront mis en service graduellement au cours des mois à venir.

Pour l'activer.

Il vous suffit de cliquer sur Paramètres (l'icône représentée par un engrenage dans le coin droit de votre boîte de réception), et de sélectionner Essayer la nouvelle version de Gmail. Et au cas où celle-ci ne vous conviendrait pas, vous pouvez toujours revenir en arrière en cliquant sur Paramètres > Revenir à la version classique de Gmail.

On vous propose alors 3 formats d'affichage: par défaut, normal ou compact.

Meilleure sécurité

Lorsque Google détecte une menace probable, le courriel est affiché en rouge.

Se désabonner de pourriel

Gmail peut suggérer de se désabonner d'une liste de distribution pour les pourriels reçus.

Nouveaux icones d'application

À droite de l'affichage: Calendar, Keep, Task.

Permet de voir notre calendrier, nos notes et nos tâches à faire sans sortir de Google Mail.

Lorsque l'on clique sur l'icône, l'application est affichée dans la section de droite, jusqu'à ce que l'on la ferme en cliquant sont icône "X".

Il est possible de rajouter des applications tiers partie intégrées à Gmail en cliquant sur le plus, entre autre, des Client Relation Management (CRM):

Affichage des messages plus compact

Cliquer sur L'icône réglage (Gear en haut à droite), puis "Densité d'affichage", puis "Compact", puis "OK". Ceci permet de densifier l'affichage des messages..

Affichage des dossiers plus compact

En cilquant sur l'icône du menu hamburger, en haut à gauche, réduit les dossier en icône seulement.

Les icônes de raccourcis

En survolant un courriel dans la liste à gauche, il apparaît des icônes d'actions qui s'appliquent à ce courriel seulement, respectivement Archiver, Marquer comme lu, Mettre en attente (l'horloge) et Suivi (l'étoile).

On y trouve aussi à gauche du titre du courriel, une flèche pointant vers la droite: il s'agit de l'icône "Courriel important".

Les icônes qui apparaissent en haut de l'écran permettent d'appliquer une action sur le courriel couramment sélectionné, ou bien ceux qui sont cochés. Ces icônes sont respectivement sélectionner, archiver, signaler comme spam, supprimer, marquer comme lu, déplacés vers, et libellés.

En cliquant sur les 3 points verticaux, on affiche d'autres options moins fréquemment utilisées:

Courriel reçu en attente de réponse

Jusqu'alors, lorsqu'un message important est en attente, une alerte vous le signale plusieurs fois par jour (généralement pendant les heures de travail). Ce message vous indique qu'une réponse est en attente, une réponse plus poussée que celle que vous pouvez donner pour le moment. Il s'agit d'une sorte de pense-bête, qui vous rappelle qu'une réponse est nécessaire pour les mails les plus importants. Mais lorsque le message apparaît, vous avez le choix entre arrêter ce que vous êtes en train de faire pour répondre, ou simplement ignorer l'alerte. Ce qui est assez gênant parce qu'on a tendance à complètement oublier le message en question quand il y en a beaucoup à traiter dans la boîte de réception.

En évoquant la relance des messages, Gmail va maintenant prendre les choses en main dès qu’un message auquel vous devez répondre semble en attente. La boîte de messagerie vous signalera si vous avez laissé un mail pendant quelques jours sans réponse ou si quelqu'un n'a pas encore répondu à l'une de vos requêtes. Si c'est le cas, une alerte apparaîtra sur la ligne de chaque message, vous demandant si vous voulez répondre ou faire un suivi.

Le courriel en attente de réponse est aussi remonté vers le haut de la liste des messages de la boite de réception.

Pas fonctionnel pour le moment.

Consulter un aperçu les pièces jointes sans cliquer dessus

Tout comme les icônes de raccourci évoquées précédemment, les pièces jointes apparaissent également sur chaque ligne de message, de sorte que vous pouvez les ouvrir sans avoir à ouvrir un message en premier. De quoi gagner un peu de temps si vous avez déjà lu le message et avez juste besoin d'accéder rapidement à la pièce jointe.

En outre, les documents Office, les fichiers PDF et les photos apparaissent dans une fenêtre contextuelle. En cliquant sur une pièce jointe qui contient un document, Google ouvrira un nouvel onglet dans votre navigateur.

Pas fonctionnel pour le moment.

Mode confidentiel

L'une des fonctionnalités de Gmail qui a fait le plus bruit ne semble pas encore disponible. Selon Google, le mode confidentiel vous propose d'envoyer des e-mails qui s'autodétruisent, ou du moins des messages qui expirent au moment de votre choix.
En fait, vous n'envoyez pas vraiment de message, mais plutôt un lien que votre destinataire suit pour lire ce que vous avez à dire. C'est une solution idéale pour partager des informations sensibles que vous préférez ne pas laisser traîner dans la boîte de réception de votre destinataire.
Par ailleurs, la gestion des droits du mode confidentiel vous permet d'empêcher un destinataire de transférer, de copier, de télécharger ou même d'imprimer un message confidentiel. D'après nos confrères de The Verge, une authentification à deux facteurs pour les messages confidentiels devrait être ajoutée à Gmail, afin d'obliger un destinataire à entrer un code d'accès qui lui est envoyé. Faute de quoi, il ne peut pas lire un message confidentiel.

Voir l'article sur le mode confidentiel

Réponses rapides

Gmail scanne le texte du courriel et suggère des réponses rapides, présentes en bas du courriel reçu (Bien reçu, Ça fonctionne, Merci)

Dé-envoyer un courriel

Permet de renverser l'envoi d'un courriel. Aller dans la liste des "Messages envoyés", localiser le message et cliquer sur "Retirer l'accès".

Le courriel sera présente dans la boite de réception du destinataire, mais le message "Vous ne pouvez pas accéder à ce message" apparaîtra lorsqu'il voudra le visionner.

Pas fonctionnel pour le moment.

Astuce: comment créer un dossier

Pour GMail, un dossier est un ensemble de courriels auquel est assigné un même 'libellé'. Mais contrairement à un dossier, plus d'un libellé peuvent être assignés à un courriel.

La boite de réception contient toujours la liste de tous les messages (courriels), quelque soient leurs libellés, à moins que cela soit désactivé pour ce libellé dans la gestion des libellés (voir plus bas).

Pour créer un nouveau libellé

Cliquer sur l'icône Libellé en haut de l'écran, puis cliquer "Créer":

Entrer ensuite le nom du nouveau libellé, et au besoin, sélectionner le libellé existant sous lequel le nouvel libellé doit apparaître, cliquer le bouton "Créer".

Le nouveau libellé apparaît dans la liste des libellés à gauche complètement de l'affichage.

Pour assigner un libellé à un courriel

Le sélectionner dans la liste, puis cliquer l'icône Libellé en haut de l'écran et cocher le ou les libellés dans lequel le courriel doit être inséré.

Les libellés assignés à un courriel apparaissent en gris sous le titre du courriel dans la liste de la boite de réception.

Pour empêcher que les courriels avec un certain libellé ne soit affiché dans la boite de réception

Cliquer l'icône Libellé en haut de l'écran et cliquer sur "Gérer les libellés".

Trouver le libellé en question dans liste et cliquer sur "Masquer" sous "Afficher dans la liste des messages" (non visible lors du défilement de la liste des lilbellés)

Astuce: comment créer une liste de distribution de contacts

Pour GMail, une liste de distribution est un ensemble de contacts ayant une même 'étiquette'. Plus d'une étiquette peuvent être assignées à un contact.

Accéder à Google Contacts: menu en haut à droite , cliquer "Plus", puis "Contacts"

Pour créer une étiquette

Dans la colonne de gauche, cliquer sur "Créer une étiquette", donner le nom de l'étiquette, puis cliquer 'OK".

Pour assigner une étiquette à un ou plusieurs contacts (i.e. rajouter un contact à une liste de distribution)

Afficher la liste des contacts et cliquer sur leur cercle coloré pour les sélectionnés, puis cliquer sur l'icône étiquette en haut de l'affichage, et cliquer sur le ou les étiquettes à assigner aux contacts (une case à cocher apparaît sur les étiquettes sélectionnées).

Pour envoyer un courriel à une liste de distribution

Cliquer sur "Nouveau message", puis dans le champ "À", commencer à tapper le nom de l'étiquette. Sélectionner l'étiquette désirée lorsqu'elle apparait

Références: